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2013年5月1日 星期三

Office超實用15大密技



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幾天前參加微軟Office 2010體驗會,體驗會微軟當然免不了介紹Office 2010一些新奇的功能,但這些功能如果玩家已經看過T客邦之前的文章並很認真地下載來試玩的話,應該也玩得差不多了。比較有趣的地方是,微軟這次提出經由問卷調查而得的「15個Office最受歡迎功能」。
以下所介紹的功能大都是MS Office 2003以前的版本就已經提供的,也並非是多麼高深或特殊,只是容易被忽略而己。接下來PP用最普及的Office 2003及剛上市的Office 2010來做示範。

第11名至第15名是

排名15-Excel右下角自動產生運算值
Excel的右下角有提供一個不起眼的小功能,就是只要選取含數字的儲存格,它就會直接在右下角出現加總、平均或最大最小值。
▲即使選到文字,也不會影響它的計算。
▲還可以右鍵切換其他運算功能。
排名14-範本套用
很多人在開新文件時只用到「空白文件」,但Office 2003以後,新增文件時已經提供不少「範本」可以用,除了本機上的文件,也可以連到Office Online範本(Office.com)上去下載合用的範本。
▲Word、Excel、PowerPoint其實有內建許多範本,又何必花時間搞一堆人家都弄過的東西呢?
排名13-Excel自動編號
在儲存格右下角產生十字時往下拉可以自動產生編號,看起來很基本但也有學問在,假設想出現1、2、3……就在前2個儲存格輸入1與2再往下拉。如果想出現2、4、6……,則輸入2與4再往下拉。如果想出現2、2、2……,就按住Ctrl鍵不放再下拉。
▲Office 2010中,「填滿>數列」的功能可以依年、月等屬性來自動編號。
排名12-立即以Outlook寄出
文件編輯完後常需要Email送出,現在的Office可以省去登入網頁或進入Outlook附檔的麻煩。
▲直接透過檔案下的「儲存並傳送>使用電子郵件傳送」就可以寄出了。Office 2010還有儲存至Web、SharePoint等功能。
排名11-佈景主題功能
佈景主題藉由使用色彩、字型及圖形,來提供文件的整體設計外觀。Office 2007以後,Word、Excel、PowerPoint等都可以套用預設的佈景主題或自訂佈景主題來維持文件統一的風格。
▲在Word、Excel中,可至「版面配置」的索引標籤上按一下「佈景主題」來選擇。
▲PowerPoint則是出現在「設計」的索引標籤中。

第6名至第10名是

排名10-插入封面頁
這是Office 2007新加的功能,可以避免掉還要把封面頁獨立成一個新檔上或造成頁碼錯亂的麻煩。
▲就是Word上「插入>封面頁」這個功能。
排名9-自動產生目錄
Word的篇幅小或許還感受不到產生目錄的便利性,要是得製作上百頁的大作,如果還得一頁一頁看來Key目錄,運氣好不過勞死命也剩半條吧!製作目錄時有兩大步驟,先要在「大綱模式」下設定好階層,才有辦法產生目錄。
▲設定好階層後,進入「插入>索引及目錄」的目錄頁籤中將頁碼的選項打勾即可。
▲要是頁碼及章節名稱有更動,直接對目錄按右鍵使用「更新功能變數」的功能就會立即更新。
排名8-圖釘功能
可將文件固定在「最近的文件」清單上,不怕開其他文件時被洗掉,是十分貼心的小工具。
▲有被釘和沒被釘的文件還會用虛線隔開。
排名7-切割儲存格
Excel的儲存格如果有一大串的資料想分割成不同欄位,請用「資料剖析精靈」來幫你解決。
▲先選定好要分割的儲存格,到「資料>資料剖析」下選定好要剖析的類型,再用垂直線隔出分欄的結果。
▲資料馬上就1分為3,戶政事務所應該很需要知道這功能吧。
排名6-SmartArt
這個功能主要是用在PowerPoint之下,因為簡報通常會用到一些類似流程圖、架構圖之類的圖形,這些圖形如果自己會需要花費很多時間。而SmartArt就把這些原本很費工的製作給步驟化,使用者只要一步一步跟著做就好囉。
▲裡面有各式各樣的版面可選,連色彩都可以挑哦!

第1名至第5名是

排名5-文字表格化
這個功能相當實用,否則要一直把文字複製貼上到表格上也是挺累人的。
▲有時候我們會拿到這些用逗點或其他符號隔開的資料,只要使用「表格>轉換」功能就可以輕鬆轉換成表格。
▲想表格轉文字,當然也是沒問題的啦!
排名4-追蹤修訂
對文字工作者來說,一篇文章也許會被來來回回修改個很多次,把工具選項下的「追蹤修訂」開啟來,被改過的東西就可以一目了然。
▲若覺得被改掉的地方沒問題,也可以使用「拒絕刪除」來還原。
排名3-壓縮PPT圖片
用PowerPoint時常會用到大量的圖片,如果裡面每張圖片的解析度都很高,那簡報檔一定會大爆炸。其實我們可以適度地將它壓小一些。
▲對圖片按右鍵後,進入「設定圖片格式>壓縮」的視窗下,就可以把圖片的解析度設小一點。還可以一次套用到整個簡報檔的圖片上。
排名2-PPT小抄功能
為什麼有的人上台簡報就有辦法如唸稿般的流暢呢?原因是:他真的是看稿照唸的啊!
▲只要我們在「投影片放映>設定放映方式」下來開啟「多重螢幕」下的「顯示簡報檢視畫面」,就可以在筆電上看到與投影出來不同的內容囉。深入的步驟設定及注意事項請根據官網設定。
排名1-表格複製貼上
說穿了也沒什麼大學問,就是從Excel貼表格進Word或PowerPoint,可以直接轉成圖片檔的功能。
▲榮登第1名寶座,證明了一件事……表格果然不好整理。(怎麼有雞蛋飛過來的感覺……)
終於把這些15個功能給寫完,不知玩家有用過哪些呢?(麻煩下次弄個前5名就好了吧,父親節的餐廳都還沒訂到耶!!)


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