簡單五步提高效率

http://www.mifengtd.cn/articles/5-simple-steps-to-power-up-your-productivity.html

本文有由GTD翻譯小組核心成員Sylvia、nancy、Laura分別翻譯，原文是Dumb Little Man上的5 Simple Steps to Power Up Your Productivity

為你的工作效率感到沮喪？至少我是，但是我會通過下面的這些技巧來提升效率，並且屢試不爽，每次都能使我的效率提升至少3倍之多。

現在，你也可以！

• 確保精力充沛

確保你還沒精疲力盡。如果你控制不住犯瞌睡，從而難以維持效率，那麼你先去好好的休息或打個盹，在恢復精神後再繼續下面的工作。或者你也可以選擇一些簡單的活動，像是5-10分鐘的漫步、進行跳躍、或做一些在辦公桌前就可以完成的伸展運動。

• 計時器

準備一個計時器。如果你使用電腦工作，這個在線計時器和下載使用的計時器或許能滿足你的要求。如果你工作不定點，那就使用電子表記秒器或者手機計時器。

• 制定每日計劃

考慮到我們每天都會遇到很多分心的事，這一步至關重要，而且也不難。用5-10分鐘在腦子裡過一遍今天要做的事。在紙的正中劃一條豎線，一側標上“待做”，另一側標上“已完成”。然後把你的今日要完成的任務，按優先級排列，記錄在紙上，並且註明每項的時限。同時要留有一定緩沖和過渡時間。最重要的排在首位，而在每一天快結束時去處理收件箱和整理筆記本。

• 30分鐘高效時段

這是這篇文章的精華。將計時器設定為計時倒數30分鐘。當計時器走完一次，就立刻停下手中的工作，帶著今日計劃和筆記本去別處轉轉。用3分鐘來回顧一下前30分鐘裡完成的事，把其中已經完成的事項記錄到“已完成”的欄裡；同時，對照計劃表檢查自己當前的進度已經完成多少了。再根據計劃看看接下去該做什麼。你也可以在這段時間裡做一下簡單的伸展活動。當你再次回到工作中時，可以根據剛剛的檢查情況對目前的任務目標進行適當的調整。若你的工作進度完成良好，就繼續下一個高效的30分鐘吧～

• 分心和計劃之外的中斷

能夠按照制定好的計劃順利完成每天的任務當然再好不過，但我們知道每天都會有各種各樣的阻礙計劃落實的絆腳石。下面就讓我們來看看如何才能應對它們：

分心：當你突然想到某件事情需要處理或希望將剛閃過腦海的想法收集下來時，就在隨身攜帶的記事本上記錄下來。待當天任務完成之後，抽出時間來處理記錄下來的這些任務、計劃列表、或參考資料。

中斷：無論何時被打斷，你要立刻決定如何處理它。把下面這些問題放在工作能觸手可及的地方，以便提醒自己：

• 這些打斷我的事情比我正在做的更重要嗎?
• 我應該：
  • 立刻處理？
  • 委派他人？
  • 推延處理？
  • 刪除？

通常，若工作計劃是因某人的主動接觸或來電而打斷，你可以事先準備一些“標準答复”：

• “再過×× 分鐘我就完成這項任務了，我回頭打給您好嗎？”如果對方是你老闆，你該讓他知道你手上的工作關係到團隊的第一目標
• “因為我手頭上有一件要馬上完成的任務，我現在不能和您談這個事情，×× 點後我再打給你好嗎，到時我們就可以全力投入到這個問題的討論中。”
• “這類請求現在歸×​​× 處理，你需要他們的電話或是我的介紹嗎？那邊的A君就是負責人之一。”
• “很抱歉，對於你的要求我現在無能為力。我可以在下一個工作空隙裡來幫助你做出正確決定。”

就這樣了，現在你就可以開始了！隨時和我們分享你的成果和建議