Present七部曲

【iMoney智富雜誌—公司心戰室】

派駐海外分公司的新紮師弟來郵，說下個月要回港在大老闆會議上匯報工作，其中包括要做一個30分鐘的Presentation，主題是如何在工作上運用創意，至於題材可以自由選擇。原來公司有新規定，準備升級中高管層的經理，都要經過這樣一次「見Board」考核。師弟希望請老施幫忙作預演聽眾，看看他的Presentation，給予意見，老施當然義不容辭，一口應承。


師弟電郵送來密密麻麻的講稿，還有一個有50多張Slide的PowerPoint檔案，字形圖片悅目繽紛，還附有動感效果，看得出在包裝上花了不少心思。後來通過電話聽他講解，發現內容比較表面，薄弱膚淺，層次深度力度皆不足，老施花了個多小時和他討論，坦率直接地點出覺得不妥的地方。師弟起初有點不以為然，也有點沮喪，最後還是依老施的意見大改重修。

後來師弟報告，Presentation過關了，且口碑不錯，老施也為他高興。這絕不是老施的功勞，只是在公司混得日子夠長，了解老闆所要。從這次經驗，可總結一些做Presentation要注意的技巧，雖不見得人人適用，大家不妨參考一下：

1. 了解文化

要認清對象觀眾和現場環境，了解他們的文化習性。用PowerPoint本來是不應該把太多文字講稿放上照讀，但是很多時內部同事老闆作為觀眾，很少有時間再看另一份詳細書面報告，所以這份放在熒幕上的PowerPoint，就是報告本身。因此要有足夠的文字內容去解釋重點。

2. 善用動畫

利用簡潔有趣的圖片動畫和效果，比較適合對外大型Sales pitch之用，的確可以提高普羅觀眾的興趣，但要是作為嚴肅的內部報告，最好少用。

3. 事前探料

既定的題目，很多時只是三言兩語，不要冒險自以為是，一定要把Brief了解清楚，要問要打聽，從多方面多角度考慮。你會發覺同樣的Brief，不同人會有不同的理解和詮釋，定出你認為最適當的才下手，在思考的過程中也要不停反問自己有否回答和滿足這個Brief。

4. 去蕪存菁

做好研究工夫後，最常見的問題是材料太多，很想把所有的東西都Present出來，表示有努力過，資料齊全豐富。這樣很危險，可能使人覺得凌亂，自己也會被過多的資料纏擾，容易失去重心重點。要把材料整理消化過，去蕪存菁，只拿出有力有分量的部分。

5. 紮實結構

最重要的一步，是定出結構大綱，就是Outline flow。這是靈魂，也最考工夫，如何引領觀眾跟從你的思維方向和Approach，一步一步了解你是如何看待和處理題目，怎樣附以資料支持你的論據。當然不見得每個人都照單全收，同意你的立場和見解，但重點是要能表現你的思路清晰，邏輯分明，從頭到尾都Consistent，內容前呼後應。

6. 深入淺出

羅列出來的重點，不應太多，但每一點都要經過反覆思考論證，問自己究竟想要說明甚麼，如何支持整個主題大綱；有沒有更深一層的意義，有沒有更好的字眼用詞，可以表達得更清楚有力。

7. 沉澱思緒

PowerPoint的初稿以至再三定稿，要盡早做好，好讓自己有足夠時間複習再思考。不妨把它放在一旁一兩天，讓思緒沉澱，再拿起來重新檢視，一定會有新的和更好的想法。要想想觀眾可能問甚麼問題，會怎樣挑戰你的論據，做好準備。

只要準備充足，在腦海內理順好思路，清晰的知道要表達的大綱重點，肯定臨場信心十足，不需要講稿，整個Presentation都能流暢自然。

撰文：施伯樂