採購設備的注意事項

要採購設備時，你會事先做哪些功課？

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採購其實是一個高密度情報搜集、整理和決策的過程(提案、規劃、評估、執行)，亦即是要知己知彼。要訣在於多問、多聽、多想。


自身情報搜集: 
先向使用單位進行訪談: 了解新產品在公司現有環境的需求(架構中的位階、全公司或使用單位)、企業所能接受的價格底線與上限等。

• 了解需求原因及預期效果;
• 問清楚有多少預算
  (參考今年年度預算、維護費用等。除此之外，依據公司年度的成長預估，使用者人數增加數，是否有大型專案，預計汰舊換新的系統/設備，各部門需求等等，皆可作為硬體費用估算之依據);

除了先瞭解現有需求和預算，還要以未來的目標方向來。如果只為了現況買設備一般都只符合現有需求，當環境一改變就會不敷使用，屆時還要花更多錢買設備。所以預期的評估作業一定要完善，建議找一些專家來討論。和用家、專家作適度的「溝通」才能獲得正確的訊息回饋。(e.g. 以硬體折舊週期決家保固年限，每一家公司考量的因素不一，可以跟會計部請教，以及參考所關行業人士。目前市場上所推出的伺服器機種，一般保固為3年，所以 3~5 年檢討一次，是個不錯的參考依據。)

供應商情報搜集: 
再來自己做一些survey:
1.搜集產品行情：了解產品的價位和規格，還有該類產品的市場現況，以及產品的風評。由於網際網路相當發達，這類訊息已相當透明化，可上網搜集 或 詢問親朋好友建議或使用後的評價。也可以請教有過相關採購同仁或其他企業的經驗。

2.

小型設備: (如光碟機,L2 switch或單機硬碟等)

• 通常就以第1項的評估結果，加上預算考量就可直接呈主管核准後，逕行採購流程;
• 小型設備通常都可針對某一規格，針對不同品牌可替代機種進行詢價、比價

大型設備: (如電腦伺服器,網路設備等，或因特殊需求(如HA)的架構建置)

• 通常就先聯絡較知名設備供應商先前來介紹其解決方案及產品，以了解功能是否能符合需求，並探討一下建置過程可能對現有的作業環境的影響情形先做一調查;
• 一些貴價比較專門(如: IT)設備的採購，須具有相當的專業性。因此在提案、規劃、評估、執行，甚至最後的採購階段，大多由資訊單位負責。

情報整理和評估:
整理各項條件、排出優先順序，例如:

• 自身因素: 企業自身的需求、經費等
• 對方因素: 各供應商(vendor)的優缺點、規模、價格、運費、付款條件、維護合約期限、售後服務。(建議最少比較3家供應商，可以找經驗者介紹。)
• 環境因素: 例如：電壓、空間、線路、冷房、清潔。確保設備維持最佳狀況。

針對以上因素，根據要買的設備規格尋找最高的性價比(i.e. 錢的多寡與實際效用的rate)。
其中特別要注意售後服務。根據你的貨品決定保固年期，不能因為錢少就少買，有些設備建議買至五年保固(e.g. MIS)。另外，供應商的風評(營業額及出貨量高，產品穩定性高)也要考量，不然不到2年廠商就收皮了。
將所有考量做一列表給老闆篩選，再進行後續的採購流程;

執行:
產品狀況確定技巧:
根據以上需求與供應商磋商。
(*想要對產品了解更詳細，可以請供應商來一趟，做Demo或整體Solution介紹。)
然後請供應商正式報價作為衡量預算的參考數據，並緊記預留彈性的空間，作為設備爭取的籌碼（老闆終究是看錢的多寡與實際的效用，多估屆時金額沒有預期中的高，相對之下會感覺比較便宜）

殺價技巧:(精)
1.吹毛求疵：你不妨可以吹毛求疵一番，這將是你殺價時的利器。
2.欲擒故縱：千萬不要表現出非買不可的模樣，讓對方公司業務主動殺價。
3.運用人脈：如果能善用同學、同事、親朋好友，找個具有影響力的人，往往是殺價最直接有效的方法。(e.g. 子公司名氣不大可以找知名度大的母公司幫忙議價，大公司要到的價格通常會比較漂亮。還有透過關係要到的價格通常也折扣很大，之前公司長官與某知名國際硬體供應商亞洲地區高層熟識，我們依附這個裙帶關係，得到議價後的5折價，買到幾台主機，馬上省了幾十萬，當然這也是不能說的祕密了。)
4.貨比三家：貨比三家不吃虧。小弟是有一招令廠商聞之喪膽的迴馬槍。說明如下:

• 步驟1.先請所有廠商報價
• 步驟2.找出最低報價廠商(例如是A廠商) 將A廠商報價告訴其他廠商
• 步驟3.要求其它廠商重新報價
• 步驟4.再找出最低低報價廠商(例如是B廠商) 再將B廠商報價告訴A廠商
• 步驟5.要求A廠商重新報價
• 步驟6.最後再看A,B廠商誰的報價低

5.推估行情：看類似的商品價位如何來推估實際價格。
6.單刀直入：獅子大開口地把價錢一刀砍下來，是最直接的方法。

除了以上的基本招外，還有最高招是直接找原廠討價還價，在廠商不景氣的一年或年底拼業績時候都可以拿到很大的空間，對多家原廠互相議價，惡性競爭下都會拿到不小的折扣。

對於市場技術門檻低、競爭又激烈的弱勢的廠商，更是越手下留情就越拿不到嚇人的價格。
(唉！只能說錢真難賺，賠錢也要做，不做連機會都沒了！)


當然，與供應商還是要培養良好關係，交易不成仁義在。
價格相對合理就好，秉持有錢大家賺。太著重殺價議價，浪費很多時間之餘，還可能造成服務下降風險。

而且打好關係，哪天妳需要幫忙時可能會出現意想不到的收穫 (e.g. 當你有較特殊的規格必須指定供應商，或者情況緊急沒有時間 Survey，供應商也可以迅速給你其他供應商的報價之類)

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SPECIAL:
個人採購
1、直接到產品集中地(e.g. 電子產品就去黃金、高登、鴨寮街)，多家比較直接買未稅價，可以省下開發票的5%金額，但購買時要注意代理商，有此店家賣的太便宜有可能是水貨，後續維修會出問題
2、也可直接跟產品的供應商買，可能可以買到成本價。不過盡量不要，避免閒人閒語的(採購人員總是容易被誤會)

如果沒有這種關系，也可以在通路商的客服信箱直接留言。為了業績，我想每一家的業務一定會好好的幫你介紹的。

有趣參考:
http://gian3211.blogspot.hk/2011/05/blog-post_10.html

延伸閱讀:
有什麼樣的好技巧，可以爭取到較理想的設備或解決方案？
http://jamesjan.blog.ithome.com.tw/post/1135/18932